Einen Verein, eine NGO oder Bürgerinitiative effizient zu gestalten, verlangt mindestens genau so viel Voraussicht und Planung wie jedes „herkömmliche Geschäft“. Ein großer Teil der Erfolgsvoraussetzungen deckt sich nämlich 1:1 in beiden Wirtschaftssektoren. Gut ausgearbeitete Businesspläne können dabei sehr hilfreich sein.

Dabei geht es nicht darum, quasi eine in Stein gemeißelte heilige Kuh zu schaffen. Vielmehr sollte der Plan von vornherein so geplant werden, dass er in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal pro Halbjahr) überarbeitet und der tatsächlichen Entwicklung angepasst werden kann.

Die Suche nach Investoren wird bei der Erstellung des Businessplanes wohl eher eine untergeordnete Rolle spielen. Selbst extrem großzügige Spenderinnen und Spender verlangen von den unterstützten Organisationen ja in der Regel keine Investmentunterlagen. Bei Verhandlungen z.B. mit einer Bank könnte sich ein Nachweis solider Zukunftsplanung aber durchaus bezahlt machen.

In erster Linie dient Unternehmensplanung innerhalb gemeinnütziger und ehrenamtlicher Gemeinschaften aber den Entscheidungsträgerinnen und -trägern innerhalb der Organisation. Im Rahmen der Ausarbeitung kommen nämlich häufig vernachlässigte Details zum Vorschein, deren rechtzeitige Klärung später viele Probleme verhindern kann.

Wie sollte ein Non-Profit-Businessplan strukturiert sein? Welche Informationen muss er enthalten?

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung ist jener Teil, welcher mit Abstand am häufigsten auch von außenstehenden gelesen wird. Logischer Weise spiegelt sie eine verkürzte Fassung der nachfolgenden Kapitel wieder. Beim Schreiben sollte man sich aber immer vor Augen halten, dass dieser Teil womöglich das einzige ist, was wichtige Partner tatsächlich zur Kenntnis nehmen. Es gilt also, ein möglichst umfassendes Bild der Organisation zu zeichnen und vor allen Dingen die Gründe für das eigene Engagement verständlich zu machen. Emotionen sind nicht nur erlaubt, sondern wünschenswert!

Leistungsübersicht

Wenn die Organisation nicht wichtige Bedürfnisse erfüllen würde, fänden sich keine Menschen, welche bereit sind ihre Lebenszeit darin zu investieren. Diese Sektion sollte ausführlich und im Detail beschreiben, welche Programme, Leistungen oder Aktionen geplant sind und was damit erreicht werden soll.

Marktanalyse

Marktanalyse bedeutet im Bereich von Vereinen und anderen nicht gewinnorientierten Gemeinschaften vor allem: „Wo kommt unser Geld her?“ Wer sind die Unterstützerinnen und Unterstützer? Wie lassen sich die Personen beschreiben, welche Arbeitskraft oder Geld in die Sache investieren?

Wichtig ist auch, darauf einzugehen, auf welchen Wegen mögliche Unterstützerinnen und Unterstützer erreicht werden sollen. Egal ob Haustürsammlung, Charity-Dinner oder Facebook-Inserat, es ist wichtig zu wissen, wohin die Reise geht!

Das nächste „must have“ ist eine möglichst umfassende Analyse möglicher Konkurrenten. Gibt es noch andere Organisationen (oder engagierte „Einzelkämpfer“) mit den gleichen Anliegen/Zielen? Wie stellt sich die „Marktsituation“ dar? Wie hoch ist die allgemeine Spendenbereitschaft im eigenen Segment?

Leitung und Team

Welche Personen werden Aufgaben in der Organisation übernehmen? Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt? Ganz besonders wichtig dürfte in diesem Zusammenhang natürlich sein, die eigene Organisationsstruktur übersichtlich darzustellen. Welche Entscheidungsorgane gibt es? Wie viele Mitglieder hat der Vorstand? Nach welchen Prinzipien werden Beschlüsse gefasst?

Für die Zukunftsperspektive kann es zusätzlich interessant sein, sich über anstehenden Rekrutierungen Gedanken zu machen. Egal ob in den nächsten Jahren ein neuer Obmensch gesucht wird, oder aufgrund des wachsenden Aufwandes die Anstellung eins Büroleiters bzw. einer Büroleiterin notwendig werden könnte, vorausschauende Planung schadet nie.

Finanzplanung

Last but not least der absolut wichtigste Punkt jedes Businessplanes. Eine solide Finanzplanung dient in erster Linie dazu, den Überblick über die eigene Entwicklung zu behalten. Was wurde bereits erreicht? Wohin soll sich die Organisation in den nächsten Jahren entwickel?

Jede Gemeinschaft hat einen vorhersagbaren Mindestfinanzbedarf, ohne den sie nicht operieren kann. Wie hoch dieser ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Etwa, ob neben ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch Angestellte tätig sind, oder ob teures Equipment und/oder Fahrzeuge angeschafft bzw. unterhalten werden müssen. Wie sieht es mit einem Büro aus? Entsprechend unterschiedlich kann die Summe ausfallen. Kann sie nicht Jahr für Jahr aufs neue gedeckt werden, droht sehr schnell das Aus. Es lohnt sich also, dieses Finanzziel ganz genau zu kennen.

Aber auch für den Idealfall sollte vorausgeplant werden: Was passiert, wenn die gesetzten Ziele übererfüllt werden? Was, wenn plötzlich, z.B. aufgrund einer besonders großzügigen Unternehmensspende, viel mehr Geld da ist, als geplant? Wie soll ein allfälliger Überschuss eingesetzt werden? Ein potentieller Fallstrick ist, dass das neue, großzügige Budget womöglich nur einmalig zur Verfügung steht. Werden damit Strukturen aufgebaut, welche sich nicht genau so schnell wieder „schrumpfen“ lassen, kann das in der Folge zu großen Problemen führen.

Um gute Entscheidungen für die Zukunft zu treffen, ist ein ordentlicher Businessplan von zentraler Bedeutung. Man könnte sogar so weit gehen, zu sagen, dass der Prozess seiner Erstellung mit zu den wichtigsten Aufgaben überhaupt gehört. Es lohnt sich auf jeden Fall, sich genauer damit auseinander zu setzen.