In Vereinen oder anderen nicht gewinnorientierten Organisationen gilt es, den Überblick über viele verschiedene Datensätze zu bewahren. Da sind Mitglieder zu verwalten, ehrenamtliche Helferinnen und Helfer zu betreuen, Spendenkampagnen, Veranstaltungen, Pressekontakte, Aktivitäten in sozialen Medien, die Buchhaltung und vieles mehr zu organisieren. Wahrscheinlich ist die Menge an Variablen und vor allem ihrer Beziehungen untereinander sogar wesentlich größer als in der Geschäftswelt.

Trotzdem bedeutet das nicht zwangsweise, dass es sich immer rentiert, Zeit und Ressourcen in Datenbankgestützte IT-Systeme, wie beispielsweise ein Customer-Relationship-Management, zu investieren. Denn auch mit spezialisierten Lösungen für Non-Profits, wie etwa CiviCRM, ist ein positiver ROI (Return of Investment) natürlich nicht von vornherein garantiert.

Wohlgemerkt, wir sprechen an dieser Stelle nicht von den Datenbanken, welche zum Betrieb üblicher Blog- und CMS-Systeme notwendig sind. Eine moderne Website ist heutzutage ja praktisch unabdingbare Voraussetzung für jede Form von gemeinnütziger Arbeit. Statische Webauftritte sterben langsam aber sicher aus, Drupal und WordPress, die beiden Marktführer bei Systemen zur Inhaltsverwaltung, setzen zur Installation eine Datenbank zwingend voraus.

Aber wenn es um den Umgang mit Datensätzen in der alltäglichen Organisation und Verwaltung geht, dann sind gründliche Überlegungen für und wider den Einsatz entsprechend angepasster Software sehr zu empfehlen. Es hat ja auch seine Gründe, warum etwa Excel, oder auch klassische Kalender- und Karteisysteme auf Papier, ihre Bedeutung auch in der Business-Welt bei weitem noch nicht verloren haben.

Auf der anderen Seite kann man immer wieder beobachten, dass eben gerade im Umfeld ehrenamtlichen Engagements viel zu lange an „liebgewonnenen“ Verfahrensweisen festgehalten wird, auch wenn diese durch organisatorische Veränderungen oder schlichtweg das eigene Wachstum längst völlig dysfunktional geworden sind. So etwas kann beträchtliche Ressourcen binden und den Erfolg einer Gemeinschaft nachhaltig beeinträchtigen.

Um so wichtiger ist es, zu versuchen möglichst objektive Kriterien zu finden, auf Basis derer Entscheidungen für oder wider allfällige Umbaumaßnahmen am Umgang mit den vorhandenen Daten getroffen werden können. Am besten in Form einer Art Checkliste, anhand derer regelmäßig abgefragt werden kann, ob der Status Quo noch den eigenen Bedürfnissen entspricht.

Zielführend ist etwa die Frage danach, wie, von wem und von wo aus auf Berichte zugegriffen werden muss. Bringt es womöglich organisatorische Vorteile, wenn Daten online abrufbar sind? Oder danach, wie viele Arbeitsstunden die Datenverwaltung (mit allen dazugehörigen Tätigkeiten) pro Monat verbraucht. Wer ist damit am meisten beschäftigt?

Wenn beispielsweise ehrenamtliche Helferinnen und Helfer einen Großteil ihres Zeitbudgets in bürokratische Abläufe investieren müssen, anstatt diese an Verwaltungskräfte abgeben zu können, läuft meistens etwas gewaltig schief.

Antworten auf diese Fragen (und eine Vielzahl von weiteren) müssen in einem breiten Prozess, unter Einbindung aller Stakeholder, entwickelt werden. Das Einzige was dabei absolut aus den Entscheidungen herausgehalten werden muss: Persönliche Befindlichkeiten. Denn in Wirklichkeit ist leider völlig egal, wie viele Arbeitsstunden das Gründungsmitglied Mustermann vor zwei Jahrzehnten in die maßgeschneiderte, in Visual-Basic programmierte Buchhaltung gesteckt hat.

Was zählt ist einzig und allein, ob sie im aktuellen, womöglich längst völlig veränderten Umfeld noch funktioniert oder nicht.